Автоматизированное рабочее место отдела кадров юридическое обеспечение отдела кадров доклад

Обновлено: 02.07.2024

Среди организационных мер, которые перечислены в ч. 3 ст. 68 ТК РФ, есть обязанность лиц, уполномоченных локальными нормативными актами, вести переговоры об условиях заключения трудового договора. Но до его подписания работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. К последним относятся те акты, действующие в данной организации, которые содержат информацию, необходимую гражданину, желающему заключить трудовой договор, чтобы осознанно принять решение. Какие именно - можно узнать из ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ, где перечислены обязательные для включения в трудовой договор сведения и условия (например, о месте работы).

При этом ч. 4 ст. 57 позволяет сторонам трудового договора вносить в него дополнительные условия (не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами), в частности, уточняющие место работы (указывается структурное подразделение и его местонахождение), рабочее место (например, кабинет N 21). Внесение в трудовой договор сведений о рабочем месте улучшает положение работника, поскольку ограничивает возможность работодателя произвольно изменять указанное условие в период действия трудовых отношений. В этом случае представители работодателя, ведущие предварительные переговоры с потенциальным работником об условиях, включаемых в трудовой договор, обязаны ознакомить его с рабочим местом.

Что же представляет собой оборудованное рабочее место? Ответ на этот вопрос можно найти в ст. 163 ТК РФ, где сказано, что работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки - предоставить рабочее место, не только оснащенное всем необходимым для производительного труда, но и безопасное для здоровья работников. Хотя эта статья ТК РФ не имеет прямого отношения к кадровикам, но можно использовать условия, указанные в ней, по аналогии. К таким условиям, в частности, относятся:

исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;
надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
обеспечение охраны труда и безопасности производства согласно требованиям законодательства.

Какие же специфические условия работодатель должен создать для эффективной работы, например, инспектору по кадрам? Каким должно быть типовое рабочее место сотрудника отдела кадров и из каких помещений должен состоять отдел кадров? Сразу отметим, что современных специальных норм или рекомендаций, принятых на федеральном уровне, в отношении норм и нормативов, определяющих требования к рабочим местам и помещениям отдела кадров, мы не обнаружили. Поэтому обратимся к подзаконным актам и специальной литературе , посвященной исследуемому вопросу. Примеры из них будут предложены вашему вниманию .

См., например, брошюры: Научная организация управленческого труда. М.: Прогресс, 1968; Труд руководителя. М.: Экономика (серия ежегодных тематических выпусков: 1975 - 1978); Типовой проект рабочего места начальника производства для легкой промышленности. М.: ИПК Минлегпрома СССР, 1970; Межотраслевые методические рекомендации по предупреждению переутомления работников физического и умственного труда. М.: НИИ труда, 1979.
Словарь-справочник для работы кадровой службы. М.: Московский кадровый центр при главном управлении по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома, 1989. 102 с.

Рабочие помещения отдела кадров

Трудовая деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, составленными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник служащих). Организационные требования к трудовой деятельности по функции "комплектование и подготовка кадров" указаны в Типовом проекте организации труда служащих .

Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (действует в ред. от 14.03.2011).
Первоначально издавался как акт "Организация труда рабочих и служащих. Управление предприятием" (последний выпуск датирован 1990 г.). Он должен находиться в специализированных научно-технических библиотеках. За более подробной информацией можно обратиться к правопреемнику НИИ труда Минтруда специализированному ФГУП "Научно-исследовательский институт труда и социального страхования" или в его структурное подразделение - Центральное отраслевое бюро научно-технической информации и пропаганды.

В соответствии с типовыми требованиями отдел кадров, состоящий из руководителя (начальника или менеджера по персоналу) и нескольких подчиненных ему сотрудников, занятых кадровой работой, должен иметь кабинетную планировку. Рабочее место лица, занятого управленческим трудом, во всех нормативных актах и специальной литературе называется рабочим кабинетом .

См., например, Методические рекомендации "Физиологическое обоснование организации типового режима труда и отдыха руководящих работников промышленных предприятий", утв. Приказом Минздрава СССР от 10.07.1980 N 2184-80.

В помещении отдела кадров кроме кабинета его руководителя должны быть кабинеты сотрудников и рабочая зона (помещение) для приема посетителей и работников. Это отдельное помещение специально оборудуется для работы с сотрудниками организации и кандидатами. В нем для удобства оформления документации лицами, прибывшими в кадровую службу, размещаются стол и несколько кресел или стульев.

Микроклиматические условия (допустимая температура, кратность обмена воздуха и его относительная влажность) в кабинетах (помещениях) должны соответствовать ГОСТ 12.1.005-88 "ССБТ. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны". При проектировании или оборудовании кабинета необходимо строго соблюдать нормы освещенности рабочего места СП 52.13330.2011 "Естественное и искусственное освещение". Уровень шума в рабочей зоне не должен превышать допустимые нормы, предусмотренные ГОСТ 12.1.003-83 "ССБТ. Шум. Общие требования безопасности".

Площадь помещений, в которых располагается отдел кадров, должна соответствовать требованиям СНиП 31-06-2009 "Общественные здания и сооружения". В них также предусмотрено рациональное размещение мебели и оргтехники. Уровень температуры в рабочих помещениях должен соответствовать требованиям, установленным санитарными нормами, - от 18 до 20 град. Цельсия.

Рабочее место кадровика

Чтобы представить себе, что такое типовое рабочее место кадровика (относящегося согласно Квалификационному справочнику служащих к категории служащих-специалистов), воспользуемся рекомендациями по созданию специализированных мест кадровиков, предложенными в свое время Главным управлением по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома для упрощения аттестации рабочих мест в московских организациях. Учтем при этом, что рассмотренные акты, как и действующие сейчас рекомендации и нормативы, морально устарели и потому их можно использовать лишь как методическое пособие. Созданные на его основе локальные нормативные акты должны быть утверждены приказом руководителя организации.

Но сначала ознакомимся с содержанием понятия "рабочее место", которое сформулировано экспертами по применению конвенций Международной организации труда (МОТ) в докладе Global Jobs Pact . Согласно этому документу из рабочих мест (рабочих зон) с прикрепленными к ним работниками формируется структурное подразделение (если это по численности не малое предприятие), а из ряда подразделений - организация в целом как типичная модель управления производственным процессом и трудовым коллективом. Следовательно, мировое сообщество считает, что рабочее место - это ограниченная территория работодателя, оборудованная для реализации конкретным работником своей трудовой функции. Аналогичное определение принято и в теории трудового права.

Столкнувшись с перспективой длительного роста безработицы, бедности, неравенства и продолжения бедствий для предприятий, в июне 2009 г. Международная конференция труда, с участием правительств, работодателей и работников в лице делегатов 183 государств - членов МОТ, единогласно приняла Глобальный пакт о рабочих местах, призывающий членов ООН к соблюдению международных стандартов труда, которые обязывают правительства и работодателей создавать и сохранять рабочие места.

Итак, эксперты МОТ рассматривают рабочее место как первичную единицу (изначальное звено) в системе элементов, определяющих структуру организации, то есть как часть территории предпринимателя, приспособленную им для выполнения трудящимся трудовой функции или группой трудящихся (в том числе бригадой) общего производственного задания. Иными словами, рабочее место - пространственная зона, оснащенная необходимыми средствами труда, в которой совершается трудовая деятельность работника или группы работников, совместно выполняющих производственное задание.

Что же понимается под оборудованным рабочим местом сотрудника кадровой службы организаций г. Москвы? В специальной литературе сказано следующее: для кадровиков оно означает расположенный на определенном нормативами объеме площади, приходящейся на одного служащего, соответствующий комплект мебели и технических средств, необходимых для выполнения производственных функций - работы с людьми и работы с документами.

При кабинетной планировке оно должно иметь рабочую зону, в которой размещаются шкаф-стенка, письменный стол с поворачивающейся приставкой для удобства перемещения нужных устройств (телефона, принтера и т.п.) и документов, кресло подъемно-поворотное. Оборудование рабочего места должно обеспечивать кадровику возможность своевременно получать качественную информацию и использовать ее при подготовке управленческих решений. В комплект оргтехники должны входить аппаратура связи (телефон, факс), средства малой оргтехники (калькуляторы и т.п.).

В свою очередь, в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (далее - Укрупненные нормативы) содержатся следующие разъяснения, что должны представлять собой оборудованные рабочие места инспектора по кадрам и табельщика.

Утверждены Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.

Так, рабочее место инспектора по кадрам оборудуется подъемно-поворотным стулом, однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно укрепить на каждом ящике карточку с перечнем находящихся в нем папок. Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования их легко было вернуть на прежнее место. На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами нужен шкаф или соответствующие ему по размерам полки и стеллажи, для хранения трудовых книжек и иных бланков строгой отчетности - несгораемый и водонепроницаемый шкаф или сейф.

Рабочее место табельщика оснащается однотумбовым столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения бланков ежедневной отчетности о наличии кадрового состава, листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих отсутствие работников на работе по уважительным причинам.

При расстановке мебели в рабочих помещениях следует учитывать удобство подхода к каждому рабочему месту и ориентироваться на рациональную схему движения документов с учетом специализации исполнителей.

В Укрупненных нормативах приведены рекомендуемые схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам, табельщика.

Кроме того, должны быть созданы безопасные условия труда и комплекс организационно-технических условий, которые обеспечивают возможность нормальной работы сотрудников отдела кадров в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими нормами и стандартами .

См., например, ГОСТ 12.2.032-78 "ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования" и ГОСТ 12.2.033-78 "ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования".

При наличии в организации введенной в действие системы "АСУ-кадры" (входящей в систему сетевых устройств и программного обеспечения, с помощью которых осуществляется электронный документооборот) потребуется полный комплект технических средств, обеспечивающих ее действие. Руководителю отдела кадров следует ознакомиться со специальной литературой . Также потребуется соблюдать СанПиН "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" .

Как альтернативу "АСУ-кадры" допустимо использовать подсистему "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 Базовая" (либо ее более полные аналоги "Профессиональная" или "Корпоративная"), входящую в систему программ "1С: Предприятие 8", которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.
См., например: Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.: Радио и связь, 1989. 176 с.; Винокуров М.А. Компьютерные технологии в кадровых службах / М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгарц, В.А. Пархомов. И.: Издательство ИГЭА, 1997. 198 с.; Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. Изд. 2-е, доп. М.: Strix, 1999. 224 с.; Кантарь И.Л. Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата. 1990. 304 с.
См. подробнее статью Т.Ю. Бляшко "Организуем работу в помещениях с персональными компьютерами", 2010, N 5, с. 59 - 66; также см. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 N 118 "О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03" (в ред. от 03.09.2010). Первоначальный текст документа опубликован в "Российской газете" от 21.06.2003.

Автоматизированное рабочее место кадровика

Квалификационным справочником служащих установлены следующие квалификационные требования к должности начальника отдела кадров. В его обязанности входит: 1) внедрение современных методов управления кадрами с использованием подсистемы "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест (АМ) работников кадровых служб; 2) создание банка данных о персонале организации; 3) своевременное пополнение этого банка; 4) оперативное предоставление пользователям информации из банка данных и др. В свою очередь, в требованиях к его знаниям указано, что он должен знать порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия и возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.

При действующей в организации подсистеме "АСУ-кадры" рабочее место кадровика должно трансформироваться в его автоматизированное рабочее место (АРМ) за счет добавления к имеющемуся комплекту мебели технических средств сетевого оборудования и программного обеспечения. Это создаст возможность осуществления электронного документооборота.

На выбор конкретных технических средств, их функциональные, объемные и стоимостные показатели влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, фирма - производитель техники; стоимость эксплуатации. Как описаны в Интернете и специальной литературе типовые АРМ руководителя (начальника) кадровой службы и исполнителя кадровой работы (менеджера по управлению персоналом)? Они состоят из:

ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь;
телефона и многофункционального устройства (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел), а при необходимости и настольный телефонный коммутатор;
факс-модема, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;
шредера - уничтожителя бумаги (на отдел).

Такое АРМ обеспечит обмен сведениями в том числе между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, обеспечит возможность его своевременного пополнения и оперативного предоставления информации допущенным к ней пользователям. Организация АРМ для кадровиков позволяет оперативно решать текущие задачи кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процесс ведения кадрового резерва, создания и обработки опросных листов и т.п. Кроме того, с внедрением системы "АСУ-кадры" упрощаются условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной деятельности организации подразделений, как отдел кадров и бухгалтерия: они могут использовать канал сетевого сервера в локальной (внутренней) компьютерной сети.

Отметим, что фирма "1С" выпускает специальную программу "1С: Зарплата и кадры". В фирме и у связанных с ней партнеров можно заказать создание нетипового или индивидуального программного продукта, учитывающего специфику конкретной организации. После внедрения новейшей технологии управления персоналом и проведения обучения правилам ее использования фирма и ее партнеры (либо представители) обеспечивают дальнейшую техническую поддержку и сопровождение.

Правовые требования к документообмену между рабочими местами кадровиков и иных пользователей информацией о персонале

Введению в практику документообмена между работниками, представителями работодателя и подразделениями, электронного документооборота должен предшествовать приказ руководителя о назначении лиц, ответственных за его функционирование. В силу гл. 14 "Защита персональных данных работника" ТК РФ (см. ст. ст. 85 - 90) доступ лиц к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Полный доступ должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по организации лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников.

Тем не менее к отдельным позициям персональных данных работников должны иметь доступ все сотрудники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием системы "АСУ-кадры" и АРМ. Причем наше законодательство этот вид правоотношений между работником и работодателем в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или в индивидуальных соглашениях.

При этом нужно знать, что в сфере кадрового документооборота кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные правомочным лицом, их электронными копиями в памяти ПК (ЭВМ). В случае трудового спора действующее законодательство не позволяет рассматривать как доказательство, например, факта увольнения работника приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на жестком диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ не имеет факсимильную или электронно-цифровую подпись (ЭЦП).

Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.

3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров

Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;

3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Усовершенствование процессов

В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.

Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.

Автоматизированная обработка данных

Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.

Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.

Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.

Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:

Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
Учет проверок государственными органами;
Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).

Подводим итоги

Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе вашей компании.

Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.

Надеемся, что данный материал был полезен! Начните с первого шага — кадрового аудита. Наши специалисты проводят аудит совершенно бесплатно для всех клиентов Lexintel.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом:

Автоматизированное рабочее место (АРМ) - это рабочее место специалиста, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций. Отдел, оснащенный совокупностью АРМ работников этой службы, становится автоматизированным подразделением. В нем значительная часть рутинной работы по переработке информации выполняется компьютером. Вместе с тем специалист может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения..[1]

АРМ отдела кадров предназначен для ввода и корректировки информации о персонале предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (штатное расписание, категории работников, виды образования, структура подразделений предприятия и пр.). Персонал отдела кадров отслеживает все перемещения работников (прием, увольнение, переход в другое подразделение), а также изменения по конкретным работникам (смена места жительства, изменение классности, рождение детей и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа кадрового состава позволит получить оперативные данные о текучести, потребности, вакансиях, списочный состав подразделений и пр. Все данные об изменениях кадрового состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступными на чтение с других рабочих мест.

Большую часть функций оборудования (традиционных АРМ) способен выполнить персональный компьютер (ПК), оснащенный соответствующими периферийными устройствами и подключенный к коммуникационным системам предприятия. Данные исследований показывают, что значительная часть (80 %) рабочих операций не требует обращения к общей информационной базе предприятия. Это еще один довод в пользу использования ПК в качестве технической основы АРМ, работающего основную часть времени автономно.

Следующей ступенью развития АРМ на основе ПК являются автоматизированные рабочие станции, представляющие собой многоместные инструментальные комплексы с распределенной обработкой информации. В отличие от АРМ станция является системой коллективного пользования данными и программными продуктами для выполнения производственных функций одного типа.

Проведенный анализ производственных задач АРМ показывает, что для эффективного функционирования данный элемент НИТ должен быть включен в состав информационной системы предприятия, т.е. в локальную сеть. Локальная сеть представляет собой набор ЭВМ, объединенных коммуникационными каналами в единую информационную систему. Наличие локальной сети позволяет упростить и удешевить использование ПЭВМ вследствие коллективного пользованиями в режиме разделенного времени, а также наиболее дорогих ресурсов, таких как дисковая память большой емкости и печатающие устройства.

Основным элементом в современных информационных системах является автоматизированное рабочее место (АРМ) - проблемно-ориентированный программно-технический комплекс, вынесенный на рабочее место и автоматизирующий в режиме диалога некоторый набор управленческих процедур конечного пользователя при его непосредственном участии. Первичная информация должна вводится в ЭВМ один раз через АРМ того подразделения, где она возникает (зарождается), а затем может быть использована любым подразделением АТП. Поиск, обмен, обработка и анализ информации должен выполняться автоматически посредством прикладных программных средств.

Кроме того, при реализации информационных систем необходимо придерживаться следующих принципов:

- использование единой нормативно-справочной информации всеми подразделениями предприятия;

- работа всех информационных подсистем в режиме реального времени;

- пересмотр всей структуры и схемы документооборота предприятия, т. е. сокращение до минимума первичной документации и (по возможности) формирование их на ЭВМ, исключение из оборота всех вторичных и промежуточных носителей информации;

- однократный ввод первичной информации в ЭВМ с использованием всех возможностей СУБД контроля ошибок ввода;

- отделение нормативно-справочной информации от текущей (постоянно изменяющейся) и ее хранение на магнитных носителях;

- реализация обмена информацией между подразделениями АТП через локальную компьютерную сеть;

- перераспределение задач между подразделениями АТП с целью сокращения обменных информационных потоков.

Структура информационной системы автотранспортного предприятия включает комплекс взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ):

Сразу следует оговориться, что структура информационной и функции отдельных АРМ будут разными для различных типов АТП (пассажирские, грузовые, таксомоторные и пр). Однако, вне зависимости от этого все рабочие места должны работать в рамках единой (локальной) сети, с использованием единой базы данных.

Кроме того, при реализации информационных систем необходимо придерживаться следующих принципов:

- использование единой нормативно-справочной информации всеми подразделениями предприятия;

- работа всех информационных подсистем в режиме реального времени;

- реализация обмена информацией между подразделениями АТП через локальную компьютерную сеть;

- перераспределение задач между подразделениями АТП с целью сокращения обменных информационных потоков.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Профессиональный инструмент для отдела кадров, расчетного отдела и HR-службы.

Лучшая программа для кадрового учета и автоматизации расчета зарплаты. А еще мы дарим подарки!

С нами это больше, чем просто покупка программы: проектный анализ + настройка и поддержка в подарок!

Кадровое делопроизводство – это словосочетание актуальное для всех компаний, имеющих хотя бы одного наемного работника. Действительно, трудовой кодекс РФ и множество законодательных актов обязывают работодателя заниматься оформлением различных кадровых документов на протяжении всего срока работы сотрудника в вашей компании – от приказа для приема на работу, до приказа об увольнении.

Объем и сложность кадрового документооборота зависят от многих вводных: численности штата, сферы деятельности, организационно-правовой формы предприятия и многих других факторов, поэтому автоматизация данных процессов всегда была более чем актуальным вопросом и для самих предприятий, и для разработчиков программного обеспечения

Давайте рассмотрим, как работают программы кадрового учета или HRM (Human Resource Management), а также основные причины, по которым они являются одним из самых востребованных видов программного обеспечения в бизнес-сегменте.

Функционал и возможности

Ядром практически любой программы для ведения кадрового учета является структура компании и ее штатное расписание, содержащее основные сведения: количество ставок, условия оплаты труда, график и условия труда. Уровнем ниже расположены сведения о сотрудниках предприятия: личные сведения, образование, состав семьи и прочая информация, связанная с конкретным работником.

Рис.1 Механизм работы программ для ведения кадрового документооборота

Поскольку в жизни любой компании постоянно происходят события так или иначе связанные с кадровым делопроизводством, существует необходимость и в их документальном оформлении. Отпуска, больничные листы, временное совмещение должностей и прочие события напрямую влияют на важнейшую статью расходов любого предприятия – заработную плату сотрудников. Именно эти кадровые документы корректируют сумму начисленной и выплаченной заработной платы для ваших сотрудников, и остаются в базе данных для аналитики или отчетности в различные фонды и государственные инстанции.

Преимущества программы

В России полным ходом идет цифровая стройка, масштабы которой сравнимы с социалистическими пятилетками в СССР, но только строительный материал представляет собой не кирпичи и бетон, а строки кода, часы работ аналитиков и консультантов по учету.

Эти новшества коснулись и кадрового учета. Теперь отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начинается переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени стали вполне обязательными. Все это обуславливает плюсы автоматизации вообще и кадрового учета в частности.

C 2003 года наша компания специализируется на автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты в 1С:ЗУП, на примере множества реальных кейсов поможет оценить возможности и отраслевые особенности кадрового учета, для этого достаточно оставить заявку на нашем сайте или по телефону.

Сокращение времени на рутинные процессы

Если на предприятии работает 10 сотрудников, нет особой текучки или создания позиций штатного расписания по причине бурного развития, вашим кадровым документооборотом может заниматься практически любой сотрудник, и скорее всего ему не придется тратить на это большое количество времени.

А теперь представьте, что численность штата стала хотя бы 500 человек, и, допустим, это предприятие является машиностроительным заводом. На таком предприятии за неделю пройти процедуру повышения квалификации может потребоваться половине коллектива, работающей в разных цехах. Им всем придется сделать отметку в личном деле о присвоении нового разряда, а после этого обязательно создать приказ для расчетчиков о соответствующем событии, иначе как последние поймут, что работникам необходимо повысить тарифную ставку. В программе для ведения кадрового производства данная процедура при неспешном выполнении заняла бы примерно час, а вручную – около двух рабочих дней.

Контроль и порядок

Одним из плюсов процесса перехода на программное обеспечение для кадровиков является обязательное наведение порядка в процессах самого отдела кадров, поскольку без этого автоматизация (хаоса) ничего не даст.

Не менее важно, что при использовании кадрового ПО все данные о сотрудниках хранятся в системе, к которой можно предоставить доступ ограниченному кругу лиц, а также при помощи различных отчетов получать необходимую информацию. Например, для строительных или промышленных компаний очень важно контролировать срок действия удостоверений и прочих документов, выдаваемых Ростехнадзором – аттестатов по электробезопасности или прав для управления ТС, перевозящим опасные грузы, нефтепродукты, взрывоопасные вещества и.т.п.

Расчет зарплаты

Какие варианты существуют на рынке ПО

На российском рынке подавляющее большинство предприятий использую для ведения кадрового учета программы компании 1С. Ее флагманским продуктом в этой области является конфигурация 1С:ЗУП 8 КОРП.

Однако существуют и другие программы для автоматизации кадрового документооборота. Рассмотрим наиболее популярные из них.

Российская разработка, содержащая функционал только кадрового учета. Позволяет вести основные операции кадрового делопроизводства:

Штатное расписание и структура организации, в т.ч. ведение учета внештатных подразделений;
Прием на работу и назначение на должность сотрудников;
Учет личных сведений сотрудников;
Журнал ведения отпускных и больничных;
Учет кадровых переводов и перемещений;
Учет квалификационных категорий и аттестаций;
Кадровая отчетность предприятия.

Босс-Кадровик

Также российский вариант ПО для кадрового учета, расчета зарплаты и автоматизации процессов управления персоналом.

Расчет зарплаты;
Обучение, оценка и аттестация сотрудников;
Отчетность по кадровому учету и зарплате;
Разработка мотивации;
Охрана труда;
Планирование, подбор и учет персонала;
Кадровый резерв.

Рис.3 Босс-Кадровик

+ Полноценный HRM-функционал для работы с бизнес-процессами управления персонала и расчета заработной платы;
+ Интеграция с приложениями Microsoft Office;
– Ограниченный функционал расчета заработной платы;
– Небольшой объем внедрений на предприятиях и пользовательского опыта.

Navision HR

По своей сути данное программное обеспечение формально можно отнести к классу полноценных HRM-решений.

Рис.4 Интерфейс Navision

+ Полный функционал кадрового учета и расчета заработной платы;
+ Современный интерфейс и синхронизация с сервисами Microsoft;
– Из процессов управления персоналом присутствует только подбор персонала, а кадровый учет содержит только базовые документы: приемы\увольнения, перемещения, небольшое количество отчетов и кадровой аналитики и т.п.;
– Для работы с предоставлением данных в государственные фонды понадобиться дополнительная интеграция с модулями электронной отчетности;
– Финансовые издержки внедрения и использования иностранного ПО.

SAP HCM

Учитывает основные потребности отдела кадров – управление персоналом, кадровый учет и расчет заработной платы при использовании соответствующего модуля.

Подбор персонала и развитие персонала;
Штатное расписание и структура компании;
Кадровый учет с набором основных документов;
Планирование системы мотивации и КПЭ;
Возможность расчета заработной платы;
Кадровая аналитика и отчетность.

+ Создание единой системы автоматизации, если помимо этой системы на предприятии все автоматизировано на базе SAP;
– Как и у большинства заграничного ПО акцент смещен с регламентированного кадрового учета на HR-процессы;
– Проблемы с оперативностью и точностью реакции на изменения российского законодательства.

Почему кадровики в большинстве организаций пользуются 1С?

Программа 1С:ЗУП создана в соответствии с российским законодательством и методологией работы отечественных отделов кадров. Как мы уже упоминали, флагманом линейки является версия КОРП, которая позволяет вести кроме традиционного кадрового учета и расчета заработной платы еще и управление персоналом. Следует отметить, если для типового кадрового учета существует также 1С:ЗУП 8.3 ПРОФ, Базовая версия и некоторые отраслевые издания.

При должном сопровождении и обновлении программа четко соответствует законодательным нормам, даже самым недавним, позволяя работать только с актуальными формами документов для регламентированного кадрового учета.

Подбор кандидата на вакантное место, прием на работу и создание кадровых документов на протяжении всего срока работника, начисление заработной платы – все эти процессы можно вести в одной программе, сохраняя историю действий, что позволяет избежать дополнительных синхронизаций с другими программами и потери информации.

Рис.6 Прием на работу, в том числе и списком

Рис.7 Увольнения сотрудников с окончательным расчетом

Реализация кадровых переводов в системе позволяет сразу изменять условия начисления заработной платы для сотрудника, включать или исключать их из кадрового резерва и т.д., что существенно облегчает труд кадровика и не позволяет забыть о важных корректировках.

Рис.8 Кадровые переводы

Возможно создание всех видов отпусков: основного, дополнительного, ученического, неоплачиваемого и прочих.

Рис.9 Работа с отпусками и больничными

Все действия по отпускам – расчет отпускных выплат или компенсаций, если сотрудник захотел получить деньги за дни дополнительного отпуска, и т.д., можно произвести одним документом.

Рис.10 Документ для создания отпуска

Предусмотрена возможность учета с бумажными и с электронными листами нетрудоспособности.

Рис.11 Больничные

Большинство информации о позициях в организации содержится в Штатном расписании, что позволяет быстро и четко оценить

Рис.12 Штатное расписание

Рис.13 Позиции в ШР

Ведение регламентированной и управленческой структуры предприятия позволяет оперативно производить учет кадров и расходов на персонал, что особенно актуально, если в компании используют учет по местам возникновения затрат.

Рис.14 Структура предприятия

Рис.15 Аттестация сотрудников

Рис.16 Работа с квалификационными разрядами

Создавать и отправлять отчеты онлайн в государственные органы теперь можно, не выходя из 1С:ЗУП, через сервис, который уже встроен в программу и поддерживает использование электронной подписи.

Рис.18 1С-Отчетность

Все данные о сотрудниках, а также кадровые документы, оформленные на них, хранятся в карточке сотрудника.

Рис.19 База данных сотрудников

Это позволяет уменьшить время и ошибки при распечатке форм Т-2, приема на работу, кадрового перевода, табеля рабочего времени, ученического договора и прочих, наиболее используемых документов. 1С:ЗУП имеет возможность подключения печатных форм, например, трудового договора или других локальных нормативных актов кадрового делопроизводства в организации.

Внедрение 1С:ЗУП

Внедрение под бизнес-модель компании: учет кадров, расчет зарплаты, анализ и управление персоналом

Автоматизация кадрового учета

Планирование потребности в персонале, формирование ФОТ, штатное расписание, учет движения кадров

Рис.20 Печатные формы документов

Система имеет широчайшие возможности по формированию кадровой аналитики и отчетности.

Рис.22 Отчет по кадровым изменениям предприятия

Автоматизация кадровых процессов в 1С значительно облегчает работу кадровика, избавляя от рутины, исключая возможные ошибки в оформлении документов и повышая эффективность работы кадровой службы. Если вы планируете подробнее ознакомиться с решениями 1С, оставьте заявку на нашем сайте или позвоните нам по телефону, мы поможем подобрать для вас оптимальный вариант программы.

Читайте также: