Анализ личной эффективности доклад

Обновлено: 02.07.2024

Как быстро и качественно выполнять большой объем задач, как найти резервы времени, как выбирать эффективные управленческие решения, как стать более успешным специалистом или руководителем? С помощью управления временем и личной эффективностью сотрудников. Рассмотрим наиболее актуальные и часто применяемые методы, практические решения и наработки. Покажем на примерах, как сотруднику повысить свою личную эффективность, выполнить больше задач в заданное время и в результате повысить свои показатели KPI.

Тема управления временем и личной эффективностью сотрудников (от рядовых специалистов до топ-менеджеров) становится все более актуальной и востребованной, в том числе и в банковской отрасли. Многим сотрудникам банков не хватает времени для выполнения своих задач и проектов, что ведет к задержкам, простоям либо к увеличению продолжительности рабочего дня. Причины этого могут быть разные: несоответствие количества исполнителей бизнес-процессов их реальной трудоемкости (не хватает сотрудников), неоптимальность бизнес-логики процессов, ошибки/сбои в работе и т.д. Как конкретному сотруднику повысить свою личную эффективность, выполнить больше задач в заданное время и в результате повысить свои показатели KPI? Ответ на этот вопрос особенно актуален для сотрудников, у которых KPI влияет на оплату труда.

По данной теме есть много литературы и разработок, поэтому постараемся выбрать и систематизировать именно те материалы, которые опробованы и уже приносят реальную пользу в банковской отрасли. Материалы удачно дополнены идеями и наработками автора в области управления временем и личной эффективностью.

Что такое тайм-менеджмент

Управление временем и задачами (или тайм-менеджмент) - это комплекс современных методов по повышению эффективности использования рабочего или личного времени. Многолетние исследования показывают, что сотрудник, умеющий планировать и организовывать свое время, успевает выполнять объем работ чуть ли не в два раза больший, чем среднестатистический сотрудник, затрачивая на это практически такое же количество энергии.

В соответствии с определением управления временем и задачами выделяют:

корпоративное (работа): на уровне всего банка, на уровне сотрудника/рабочего места;
личное (личная жизнь, семья).

Конечно, нас интересует прежде всего бизнес-составляющая, то есть первый вид управления временем.

Комплекс методик и технологий управления временем и задачами позволяет:

найти резервы времени для решения новых задач;
выполнять все задачи в срок;
упорядочить и формализовать свою рабочую деятельность;
перевести работу и организацию времени на качественно новый уровень;
контролировать то, что вы делаете и когда вы это делаете;
анализировать ежедневный распорядок своих дел и принимать меры по его оптимизации;
избавиться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности;
рационально планировать время, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящие часы и требуемые сроки;
грамотно организовать не только рабочее, но и личное время, что позволяет регулярно выделять необходимый период для отдыха.

Основными компонентами системы управления временем и задачами являются:

эффективная и комплексная регламентация деятельности банка на всех уровнях, прежде всего на уровне должностей; регламенты бизнес-процессов, отделов, должностные инструкции ;
планы-графики рабочей деятельности сотрудников, формы отчетности;
корпоративная культура (кодекс корпоративной этики). Документы, описывающие социальные и психологические аспекты деятельности банка и сотрудников, ценности, традиции и отношения, принятые в банке;
программный продукт, автоматизирующий управление временем и задачами;
система мотивации персонала, привязанная к показателям выполнения задач сотрудниками .

Методика управления временем и личной эффективностью

Управление временем и личной эффективностью состоит из пяти этапов, которые выполняются в цикле (рис. 1).

Методика управления временем и личной эффективностью

Рисунок 1 Анализ расходования времени

Каждому сотруднику следует составить баланс (дневник) своего времени и провести анализ его расходования. В дневнике максимально детально указываются все задачи и направления, по которым расходовалось время в течение всего рабочего дня/недели/месяца. На основе анализа дневника выявляются основные точки нерационального расходования времени, резервы, "поглотители" времени, задачи и направления, по которым можно сократить трудозатраты.

Методов сокращения трудозатрат на выполнение задач довольно много. Некоторые из них мы рассмотрим ниже. А пока приведем список основных "поглотителей" времени. Это:

телефон (входящие/исходящие звонки);
общение с коллегами, совещания;
внеплановые перерывы;
прочие отвлекающие средства (Интернет, радио, ICQ, пресса);
внеплановые гости, встречи;
зависимость от результатов работы информационных систем, других сотрудников и контрагентов.

Другими причинами неэффективного расходования времени могут быть лень и медлительность, плохая организация рабочего места (беспорядок на столе и в компьютере), нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным.

Необходимо разработать системные мероприятия по минимизации "поглотителей" времени и устранению причин его неэффективного расходования. В этом может помочь табл. 1. В последнем столбце таблицы указывается средний расход времени "поглотителем" после выполнения мероприятий минимизации.

Анализ расходования времени и минимизация "поглотителей" времени

Разработка целей и принципов

Принципы - это устойчивые правила поведения и направления действий в конкретной сфере, в данном случае - по управлению временем и задачами.

Цель - это желаемый результат, которого необходимо достигнуть.

Рекомендуемая периодичность пересмотра целей и принципов по управлению временем и задачами - три месяца и более.

Пример 1. Сотрудник может составить для себя следующий план минимизации "поглотителей" времени.

"В ближайшие три месяца я руководствуюсь следующими принципами:

не участвую в конференциях, собраниях и встречах, не входящих в мою компетенцию;
принимаю телефонные звонки по общим вопросам только в фиксированное время;
не читаю газеты, журналы и общеинформационные сайты в рабочее время.

В ближайшие три месяца я хочу добиться следующих целей:

выполнять все запланированные задания в срок;
оперативно реагировать на текущие ситуации и вопросы;
успешно решать сложные задачи и проблемы".

Для разработки целей и задач действует правило SMART, которое означает, что цели и задачи должны быть:

ясные и точные (Specific);
измеримые (Measurable);
достижимые (Achievable);
взаимосвязанные (Related);
определенные во времени (Time bound).

Планирование задач и приоритетов

Следует разработать планы работ на различные периоды. Можно принять за основу следующие периоды планирования: для стратегического - год, для операционного - месяц, для оперативного - день (рис. 2).

Периоды планирования

Алгоритм планирования задач может быть следующим:

Формулирование крупных, долгосрочных и сложных задач и проектов.
Разбиение крупных задач на операционные и оперативные задачи.
Установка сроков начала и завершения задач, их результатов и других параметров.
Расстановка приоритетов задач.
Сортировка и распределение задач.
Выбор задач для текущей реализации.

Пример 2. Необходимо реализовать проект "Построение системы менеджмента качества", срок которого составляет один год. Этапы проекта расписаны помесячно. Допустим, в течение текущего месяца необходимо разработать общую документацию по системе менеджмента качества. В течение ближайшей недели требуется разработать первую версию руководства по качеству. За текущий день необходимо разработать структуру и общее содержание руководства по качеству.

Еще раз подчеркнем, что задачи разной периодичности и сложности должны быть взаимосвязаны. То есть задачи текущего дня должны способствовать выполнению плана на неделю, план на неделю должен являться частью плана на месяц.

Один из принципов системного анализа звучит так: разделение крупных задач на мелкие с ясным промежуточным результатом. Главное правило: все планируемые задачи должны соответствовать принятым целям и принципам.

Например, есть перечень задач на неделю (или текущий день). В какой последовательности их выполнять? Необходимо расставить приоритеты задач.

Задачи с высоким приоритетом - это:

задачи, от которых зависит выполнение многих других задач;
задачи, имеющие большую важность и срочность;
задачи, решение которых имеет большие выгоды и преимущества;
задачи, которые влекут значительные негативные последствия при их невыполнении.

Алгоритм сортировки и распределения задач необходимо составить следующим образом:

Проверить задачу на соответствие вашим принципам и целям.
Оценить возможность ее выполнения в текущий момент и наличие достаточных ресурсов.
Оценить приоритет задачи.
Выбрать соответствующий вариант исполнения задачи.

С запланированными задачами ситуация понятна, но что делать с незапланированными? В данном случае может помочь простое правило. Необходимо определить важность и срочность задачи, классифицируя ее в одну из четырех групп (рис. 3): важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные. Каждой группе задач соответствует определенный вариант дальнейшей работы с ней.

Правила действий с задачами согласно их важности и срочности

Если решено делегировать выполнение задачи, рекомендуются следующие правила делегирования:

следует подобрать квалифицированных и ответственных исполнителей;
четко и подробно изложить суть задачи. Если она будет регулярной, лучше ее оформить в виде текстовой инструкции;
убедиться, что исполнитель правильно понял задачу;
установить сроки исполнения задачи;
мотивировать исполнителя;
при необходимости консультировать исполнителей и снабжать их всей необходимой информацией и ресурсами;
периодически проверять ход выполнения работ.

Согласно среднестатистическим расчетам 60% рабочего времени составляет запланированная деятельность, 30% - незапланированная деятельность, 10% - использование рабочего времени в личных целях.

Задачи следует формулировать и планировать так, чтобы одна задача способствовала достижению нескольких целей. Например: "При разработке регламента бизнес-процесса я одновременно повышу свои компетенции в области процессного подхода, разработаю показатели качества и результативности бизнес-процесса, продумаю варианты оптимизации бизнес-процесса, заведу деловые контакты с исполнителями бизнес-процесса, изучу несколько полезных вспомогательных документов" .

Выполнение задач и личная эффективность

Итак, выполнение задачи началось. Как это сделать наиболее эффективно, качественно и быстро? Этому способствуют различные методы и приемы повышения личной эффективности.

Технические методы повышения личной эффективности:

Необходимо также использовать психологические методы повышения личной эффективности:

равномерное распределение задач;
чередование активной работы и отдыха;
смена сферы деятельности (чередование разных по типу задач). Если в данный момент вы не можете выполнить сложную (например, высокоинтеллектуальную) работу, выполняйте более простую работу (пусть даже и рутинную), в результатах которой вы уверены на 100%;
самомотивация (стимулирование и поощрение);
управление эмоциями, аутотренинги, самооценка;
самообразование и развитие;
работа на результат;
продумывание альтернативных вариантов на случай возникновения нештатных и непредвиденных ситуаций.

Важно помнить закон Парето, согласно которому 20% правильно приложенных усилий дают 80% необходимого результата (рис. 4).

Закон Парето "80 : 20"

Рисунок 4 Контроль и подведение итогов

На этапе контроля и подведения итогов выполняются следующие работы:

план-фактный анализ:

определение списка незавершенных задач и степень незавершенности;
установление причин отклонений, разработка корректирующих воздействий;
определение списка отложенных задач;

включение незавершенных и отложенных задач в план на новый период;
корректировка параметров других задач, прежде всего приоритетных.

Принятие эффективных управленческих решений

Рассмотрим метод сравнительного анализа альтернатив, который позволяет выбирать и принимать наиболее эффективные решения. В качестве примера возьмем задачу выбора самого оптимального программного продукта бизнес-моделирования для банка (более подробная информация представлена в комплексной типовой бизнес-модели коммерческого банка) .

Для сравнительного анализа программных продуктов бизнес-моделирования на основе критериев рекомендуется использовать специальную матрицу, которая разработана автором в программе Microsoft Excel (рис. 5, 6). Данная матрица позволяет автоматизированно определить оптимальный выбор программного продукта на основе предпочтений пользователя.

Матрица сравнительного анализа программных продуктов (общий вид)

Рисунок 5 Матрица сравнительного анализа программных продуктов (детализированный вид)

В первом столбце перечисляются критерии сравнения, которые объединены в несколько групп. Затем эксперты по программным продуктам бизнес-моделирования проставляют баллы по каждому критерию для каждого программного продукта. Например:

0 - в программном продукте не предусмотрено автоматическое формирование регламентирующей документации;

1 - автоматическое формирование регламентирующей документации реализовано, но требует разработки пользователем специальных скриптов и шаблонов;

2 - программный продукт позволяет автоматически сформировать все основные регламентирующие документы на основе бизнес-моделей без дополнительных настроек и доработок.

Если оценки критериев задаются экспертами, то вес критериев задает сам банк (будущий пользователь программного продукта). Например, если кому-то более важна функциональность программного продукта, то, напротив, этой группы критериев ставится высокий вес, например 0,7. Разумеется, общий вес всех групп критериев должен равняться 1.

Когда заданы экспертные оценки и вес критериев, матрица сравнительного анализа на основе заложенных в нее формул автоматически определяет оптимальный выбор для пользователя, то есть один из сравниваемых программных продуктов. Иными словами, программа Microsoft Excel суммирует значения критериев для каждого программного продукта, умножая их на вес, и записывает полученное число в нижнюю строчку таблицы. Программный продукт, который наберет больше баллов, и будет оптимальным выбором.

Изменяя вес критериев, меняется и оптимальный выбор, так как по определенным группам критериев один программный продукт может превосходить другой.

Автором были собраны усредненные оценки критериев от специалистов из различных банков и проставлены наиболее популярные значения веса для групп критериев, которые обычно указывают пользователи. В результате матрица сравнительного анализа показала, что оптимальным программным продуктом для коммерческого банка является Business Studio.

Отметим, что данный метод сравнительного анализа альтернатив можно успешно использовать и для других задач, например для выбора оптимальной стратегии, места для открытия филиала банка, выбора новых партнеров/поставщиков и даже кандидатов на ключевые должности в банке.

Автоматизация управления временем и личной эффективностью

Для оперативного управления (на уровне организации) применяются следующие программные продукты: DIRECTUM, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, DocsVision, Motiw. Они обычно внедряются широкомасштабно во всем банке, то есть устанавливаются на большинство рабочих мест, создавая при этом единую систему оперативного управления и документооборота.

Для управления временем и личной эффективностью конкретному сотруднику можно порекомендовать следующие программные продукты: Microsoft Outlook, WinOrganizer, Time Assist, TheBrain, СППР "Выбор", LeaderTask и др. Данные решения устанавливаются локально на отдельные рабочие места.

Рассмотрим программу Microsoft Outlook как наиболее популярное решение. Microsoft Outlook - это персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и групповой работы, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook, будучи полноценным органайзером, предоставляет функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Microsoft Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Примечание. Microsoft Outlook можно считать одним из наиболее популярных решений для оперативного управления на уровне организации и управления временем и личной эффективностью конкретного сотрудника.

Microsoft Outlook может использоваться как отдельное приложение и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные возможности для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота.

Рисунок 7 - Главное окно Microsoft Outlook - общий вид Рисунок не приводится.

Перечислим основные функции и возможности программы Microsoft Outlook:

Рисунок 8 - Планирование задач и встреч в Microsoft Outlook Рисунок не приводится.

Заключение

Во многих российских банках активно внедряются современные технологии по стратегическому управлению, повышению операционной эффективности бизнес-процессов, менеджменту качества, маркетингу и работе с клиентами, разработке и реализации продуктов, информационной безопасности, риск-менеджменту и т.п. Вместе с этим не следует забывать и о повышении личной эффективности обычных сотрудников, оптимизации управления их рабочим временем. С каждым годом объем и сложность задач, решаемых сотрудниками банка, возрастают. Это требует новых навыков и методов решения задач в той же среде и условиях, которые были раньше. Материалы и наработки, предложенные в настоящей статье, должны, несомненно, в этом помочь.

по стандартам качества

Ассоциации банковских работников

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Целью данного реферата будет являться рассмотрение основ диагностики эффективности в личном развитии.
Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:
1.Определяем направленность объекта исследования исходя из этимологических значений слов.
2.Выделяем критерии, которыми будем руководствоваться при диагностике.

Содержание работы

Введение ___________________________________________________________3
Глава 1. Понятие диагностики эффективности____________________________4
Глава 2. Анализ деятельности человека. Критерии оценки__________________5
Заключение________________________________________________________25
Список использованной литературы___________________________________26

Файлы: 1 файл

Тайм-менеджмент работа последняя.doc

Министерство образования и науки РФ

Волгоградский государственный технический университет

Введение _____________________ ______________________________ ________3

Глава 1. Понятие диагностики эффективности_________________ ___________4

Глава 2. Анализ деятельности человека. Критерии оценки__________________5

Заключение____________________ ______________________________ ______25

Список использованной литературы____________________ _______________26

Сравнительно недавно основной проблемой в любой организации была результативность работника физического труда, выполнявшего порученные ему задания. Его производительность научились оценивать по количеству и качеству легко поддающейся определению и учету продукции, но система измерений и оценок — от организации производства и учета до контроля качества, — используемая в отношении физического труда, не применима к труду интеллектуальному.

Цель и задачи исследования. Эффективности можно научится, утверждают исследователи в этой области. Разработано немалое количество методик обучения, в которых поэтапно рассматривается ее достижение. Целью данного реферата будет являться рассмотрение основ диагностики эффективности в личном развитии.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

1.Определяем направленность объекта исследования исходя из этимологических значений слов.

2.Выделяем критерии, которыми будем руководствоваться при диагностике.

Глава 1. Определение диагностики эффективности

Для того чтобы лучше понять исследуемую проблему обратимся к значениям слов диагностика и личностная эффективность.

Диагностика в переводе с греческого означает распознание. В клинической медицине это раздел, изучающий содержание и методы процесса распознавания болезней. Техническая диагностика изучает и устанавливает признаки дефектов технических объектов, а также методы и средства обнаружения и поиска (указания местоположения) дефектов.

Делаем вывод, что диагностика личной эффективности занимается анализом деятельности человека, определением плодотворности личности: в каком соответствии находятся затраты, которые человек тратит на достижение своих целей и результаты, которые он при этом получает.

Глава 2. Анализ деятельности человека. Критерии оценки

П. Друкер, поднимая проблему эффективности управляющего, выделяет пять элементов для повышения эффективности труда [5].

1.Эффективные управляющие должны знать, на что они расходуют свое время. Умение контролировать свое время является важнейшим элементом производительной работы. Именно поэтому каждый управляющий, который хочет повысить эффективность своего труда, должен знать, что управление временем требует прежде всего анализа его расходования.

3.Эффективные управляющие должны строить свою деятельность на преимущественных, сильных качествах, как собственных, так и руководителей, коллег и подчиненных, а также обязаны отыскивать положительные моменты в конкретных ситуациях. Им не следует опираться на то, что ненадежно. Нельзя начинать работу с решения нереальных на данных момент задач.

4.Эффективные управляющие концентрируют свое внимание на нескольких важнейших участках, в которых исполнение поставленных заданий принесет наиболее ощутимые результаты. Они должны научиться устанавливать приоритетные направления работ и не отклоняться в их выполнении. Собственно, вся их деятельность должна состоять из выполнения именно приоритетных задач – Эффективный управляющий обязан заниматься лишь главным. Пустая трата сил приводит к самым отрицательным результатам.

Далее, время совершенно незаменимо. В определенных пределах мы всегда можем заменить один ресурс другим, например алюминий медью. Мы можем заменить человеческий труд на капитал. Мы можем использовать больше знаний, интенсивнее включать в действие интеллект. Но мы не можем ничем заменить время.

Все вокруг требует времени. Требование времени — это действительно универсальное условие бытия. Все работы выполняются во времени и его поглощают. Именно поэтому каждый, кто хочет повысить эффективность своего труда, должен знать, что управление временем требует прежде всего анализа его расходования.

В большинстве случаев обсуждение задач начинается с указания важности планирования работы. Трудно оспаривать пользу планирования, но все дело в том, что далеко не все запланированные действия претворяются в жизнь.

Как подсказывает практика, планы всегда остаются только на бумаге в виде благородных пожеланий. Крайне редко они воплощаются в реальных достижениях.

Ни для кого не секрет, что для определения участков расходования времени необходимо вести его регистрацию. Запись фактического расходования времени можно считать первым шагом на пути повышения эффективности личности. Каждая такая выборка служит основанием для переосмысления своего графика.

Неизменным результатом такого анализа является выявление участков непроизводительного времени. С практикой умение распоряжаться своим временем возрастает, но только целенаправленные усилия позволяют снизить его непроизводительные затраты до минимума. Таким образом, систематизированное управление временем можно считать следующим этапом повышения эффективности.

Личная эффективность своей необходимостью набивает оскомину, наталкивает на серьезные размышления, требует движения вперед. Понятие эффективности отдельно взятого человека включает в себя быстроту и качество выполнение его работы, успехи в личной жизни, и даже имидж, присущий ему.

Что включает в себя эффективность?

Эффективность человека – это отношение затрат к полученному результату. В известном законе говорится, что 20% эффективных навыков решают целых 80% задач, стоящих перед нами.

Все мечтают быть эффективными. И повышение этого уровня становится основной проблемой, над которой стоит серьезно потрудиться.

Эффективность состоит из следующих составляющих:

Качества исполнения;
Времени, затраченного на это исполнение.

Ответ на вопрос не замысловат и не сложен: как и все остальные, только живут по другим правилам и достигают иных результатов. Как следствие, обладают большими материальными и духовными благами. Качественное повышение личной эффективности зависит от путей, выбранных человеком.

Пути повышения эффективности

Разные методы повышения личной эффективности приносят разные плоды. Существует три основных направления, в которых личная эффективность достигается различными путями.

Где я лучший?

Третий путь иначе именуют интегрированным направлением. Такое направление развития наиболее гармонично и меньше подвергнет вас стрессу. Но выбор всегда остается за нами, не правда ли?

Сферы жизни и способы их оценки

Чтобы понять, с чего начать работу с личной эффективностью, стоит рассмотреть основные сферы жизни человека. Существует простой психологический тест, на основании которого вы определите уровень развития каждой жизненной области на данный момент.

Нарисуйте круг на листе бумаги. И лучами от центра поделите его на части, написав на каждой следующие заголовки:

здоровье,
взаимоотношения,
интимные аспекты,
профессиональная деятельность,
отдых,
доход,
внешность,
хобби,
жилье.

Затем отметьте степень ваших успехов в данной сфере по шкале от 1 до 10 (до 50, 100 – как вам угодно). Просто задавайте себе вопросы об удовлетворенности всем, что составляет эту сферу. Если вы поставили меньше половины баллов, значит, данная сфера требует корректировки. Это поможет вам определить уровень удовлетворенности жизнью.

Важно знать!

Здоровье – базовая сфера в жизни человека. От уровня развития этого направления зависит развитие других сфер. Хотя случаются исключения. Не все физически и психически здоровые люди желают развивать другие области жизни. Но здоровье дает отличную платформу для гармоничного достижения максимальных результатов. Думайте о себе, давайте организму отдых, питайтесь здоровой пищей – это поможет вам быть энергичным и двигаться к цели.

Навыки развития личной эффективности

Как добиться поставленной цели? Необходимо приобрести навыки, ускоряющие процесс саморазвития. Отметим основные пять:

Навык грамотной постановки и качественного достижения целей.

Навык гармоничного управления стрессом.

Навык управления конфликтами и навык ведения переговоров.

Навык взвешенного принятия решений.

Навык управления временем.

Все вышеперечисленное поможет вам ответить на вопрос, как добиться поставленной цели и быть эффективным в своей жизни, и подскажет пути, по которым стоит начать движение прямо сейчас.

Личная эффективность – не капризная муза, которая посещает лишь избранных. Это понятие можно и нужно использовать для саморазвития человека, для повышения доходов, успешности в личной жизни и социальной сфере.

Что такое личная эффективность?
Как оценить свою эффективность?
Причины низкой эффективности на работе.
Методы повышения личной эффективности.

Что такое личная эффективность?

С самого детства нам прививают базовые принципы и основы личной эффективности:

Так, начиная с несложных задач, мы привыкаем к ответственности и начинаем формировать свою личную эффективность. В совершеннолетнем возрасте, многе пробуют себя на работе, где задачи усложняются и чувствуется ответственность за свои поступки и это уже не выговор родителей! Однако, лишь немногие становятся действительно успешными людьми – это касается и работы и личной жизни. Значит, не все зависит от воспитания, есть еще и врожденные качества, которые влияют на личную эффективность, их немного, но они действительно важны:

Усидчивость — способность замечать главное.
Предприимчивость — способность быстро адаптироваться и принимать решение.
Упорство и терпение.
Гибкость — черта характера избегать проблем методом компромиссов.

Эти качества личности действуют как усилители мотивов достижения целей. Одному человеку нужно пару минут, чтобы понять свою задачу и выстроить план ее реализации, а другому пару дней. Это не гении, нет, но у них есть нужные качества, которые делают их намного эффективнее других людей. Что же делать остальным? Ответ прост: действовать по готовым моделям успешных людей и тренировать в себе особые навыки. Что можно заметить глядя на таких людей?

Что просматривается в этом поведении больше всего? Правильно: наличие цели и жесткий тайм-менеджмент, о том, что это такое, можно узнать здесь.

Оценка личной эффективности

Для того, чтобы понять степень своей продуктивности, вам понадобится точка отчета или пример, шаблон, образец, с которым вы можете сравнить свою эффективность. Вы можете его составить самостоятельно, а можете просто скопировать деятельность (схему работы) другого человека.

Для самостоятельной оценки вам понадобится лист бумаги и ручка. Напишите, что вы могли бы успеть сделать или что вам хотелось бы успеть при наилучшем стечении обстоятельств: количество продаж, прибыль от продаж, скорость работы. Поставьте себе ту планку, которую уже показывает вам ваш конкурент по отделу, фирме, рынку.

Для быстрого анализа, вы можете заполнить вот такую карту показателей личной эффективности:

Внимание: не дочитав статью до конца, вы можете не до конца понять процесс формирования личной эффективности!

Почему у вас низкая эффективность работы?

Давайте рассмотрим три основные причины низкого уровня личной эффективности:

Причина №1: У вас нет четкой последовательности действий и ранжирования важности задач.

Вам нужно понять, что высокая эффективность может быть достигнута методом систематизирования своих рабочих процессов. Если у вас в работе царит хаос: делаете одно, потом бросаете и хватаетесь за другое, потом обед, а дальше не помнишь на чем закончил работу, то вот вам первая причина низкой эффективности.

Кроме ранжирования задач, важно, чтобы вы знали, как можно выполнить привычные обязанности более эффективно. Всегда можно одно и тоже дело выполнить по разному и всегда найдется самый эффективный метод. Ваша задача выявить его или перенять у лидера вашей сферы.

Причина №2: Вы позволяете себе делать то, что мешает уверенно двигаться к цели.

Причина №3: У вас нет цели.

Самая главная причина низкой эффективности человека – это отсутствие желания быть продуктивным или если говорить проще: нет цели, ради которой нужно менять себя и подстраиваться под трудности. Что вы сделаете ради благополучия своих близких людей? Да все что угодно – вы горы, если надо будет, свернете. Так же и с целью, которая имеет смысл в реальной жизни, будь то: свое жилье, карьера, машина, капитал, свой бизнес, семья и т.д. – все эти цели действуют как мотив (сила, которая заставляет нас действовать), а значит, если нам не нравятся наши результаты, мы начинаем меняться, так, чтобы гарантированно достичь этой цели. Если цели нет – зачем меняться, зачем быть эффективным? Как правильно поставить себе цель, читайте здесь.

Методы повышения личной эффективности

1. Возьмите лучшее от других. Есть сотрудники, которые как-то все успевают – они как заведенные бегают, все решают, все у них выходит и при этом еще и степень усталости в норме. Такие люди могут стать отличным примером для подражания, но не в буквальном смысле, а в схеме работы и конкретных действиях. Берете лист и составляйте фото рабочего дня этого супер-работника. В результате вы получите тот же план действий, которого раньше не было.

Однако, что касается напоминаний о важных делах, событиях, звонках клиенту, встречах, то здесь, как раз, звуковые напоминания в календаре смартфона или органайзера (мобильного приложения), будут как нельзя кстати! Многие люди таким методом выработали множество навыков личной эффективности.

4 . Установка плагинов на ваш интернет-браузер. Это такие дополнительные расширения, которые устанавливаются бесплатно на любой браузер (Opera, Mozila, Chrome и пр.). Они позволяют ограничить время работы в браузере на определенных сайтах, что помогает контролировать себя, когда увлекаешься и теряешь счет времени.

5. Готовьте одежду и все необходимое на день грядущий с вечера, чтобы не тратить время утром, опаздывая и сметая все на своем пути.

6. Чувство жажды, голода и сна. Если вы испытываете первичные природные нужды, то о личной эффективности не может быть и речи. Многие не завтракают утром, опять же по причине лени, отсутствия графика и личной дисциплины. Поэтому, приходя на работу, чувство голода разыгрывается и не дает собраться – это помеха на пути к вашей цели! Завтракайте и обедайте в такие промежутки времени, которые не будут мешать вам основной работе.

Дело тут не в везении, а в силе воли, придерживаться графика жизни, который даст вам энергию быть эффективным. Высыпайтесь, правильно питайтесь, имейте хобби или отдушину от работы (спорт, активный отдых, прогулки, чтение) и помните о своей цели!

7. Поток посторонних мыслей. Очень сложно прогнать навязчивые мысли, которые несут нам насущные проблемы, однако, если просто заставить себя, хоть на 5 минут заняться работой, то в 99% это поможет и увлечет вас на несколько часов. Отличным способом борьбы с дурными мыслями является осознание того факта, что из-за них, вы снижаете темп достижения своей цели, а значит они управляют вами и вашей жизнью. Это злит и мотивирует на работу вопреки всему!

8. Страхи и зона комфорта. Многие просто боятся уйти от привычных им вещей, они боятся пробовать новое, экспериментировать, одним словом держатся за свою зону комфорта, всеми силами. Это может быть причиной низкого уровня личной эффективности. Обучения, тренинги, деловое общение с коллегами и партнерами, конференции, обмен опытом – все это не должно восприниматься как негативное событие. Человек, который находится в потоке информации, всегда будет работать эффективнее, чем законсервированный работник, который не желает открываться для перемен. Читайте подробнее о природе зоны комфорта.

Заключение

Поддержание личной эффективности на должном уровне можно сравнить с буднями спортсмена, который понимает, что без тренировок, он потеряет тонус и как следствие — лидерство. Жить и работать по графику, иметь четкий план действий и цель – это основные принципы личной эффективности, без которых никто не сможет преодолеть лень, жалость к себе, комплексы и уныние.

Быть эффективным на работе и в личной жизни – это прежде всего борьба с собой: с тем который любит отдых и жалость к себе и человеком, который стремится выскочить за грань легких общедоступных достижений. Перечитайте статью еще раз, возможно вы не все уловили с первого раза, ведь уже завтра у вас появится возможность включить следующую передачу!

А как вы повышаете свою эффективность в жизни и на работе? Если вы владеете полезными навыками формирования личной эффективности, поделитесь ими в комментариях!

Если бы люди знали, каких трудов стоило мне мое мастерство, оно совсем не показалось бы им чудом. © Микеланджело

Что принято называть личной эффективностью

Это – не только карьерный рост и достижения на работе. Личная эффективность – это самосовершенствование, связанное с непрерывной постановкой и выполнением целей. Дорога от замыслу к его воплощению – это испытательный срок для человека, именно он и определит, способен ли идущий находить в себе силы продвигаться по этому пути, не расслабляясь и не допуская ошибок.

Чтобы все замыслы человека когда-то стали реальностью, целое множество успешных и состоявшихся личностей излагают свои методы повышения личной эффективности, делясь своим опытом, который привел их к успеху. Их много, они отличаются подходами и приемами, но у них есть и общие идеи.

Методы повышения личной эффективности предполагают наличие и понимание своих целей и задач, умение здраво оценивать имеющиеся силы и ресурсы, а также делать умозаключения и собственные выводы. Многие интересуются, как именно измерить столь важный для каждого человека показатель, и как на основании этих данных спрогнозировать свою дальнейшую жизнь.

Ответ однозначен – только постепенное выполнение поставленных целей и критический анализ результатов выразит личную эффективность, ведь чем больше замыслов перестанут быть таковыми, а превратятся в объективную реальность, тем способнее человек к самореализации. Методы повышения личной эффективности – это советы, руководство к действию, но не гарантия выполнения планов и целей. Работу над собой человек планирует и организовывает сам, и только тогда добивается успеха.

Планирование деятельности это не дела, которые записаны в календаре

Не следует путать планирование своей деятельности по повышению личной эффективности с составлением перечня дел и мероприятий в календаре. Это вовсе не одно и то же, ведь обычный ежедневник – это всего лишь список встреч и действий, и не более.

В нем нет таких планов, для выполнения которых нужна самодисциплина и работа над устранением собственных вредных привычек. В ежедневнике не предусмотрена борьба с собой, без которой поднятие эффективности является невозможным.

Некоторым людям очень помогает креативность. Благодаря умению действовать нестандартно и успешно, они могут обходиться и без ежедневного планирования своих мероприятий по совершенствованию. Здесь уже все зависит от умения правильно оценить свои силы и способности, и найти взвешенное решение.

Баланс между строгим планированием и экспромтом – это игра наудачу. Одни могут рассчитывать на долговременное повышение своей квалификации, а другие – на вдохновение, которое может прийти к ним в определенный момент и коренным образом изменить их жизнь.

Методы повышения личной эффективности предусматривают умение и желание общаться с окружающими людьми. Без их помощи очень трудно расширить кругозор и осознать намеченные цели. Доверительные и доброжелательные отношения – это очень действенное средство для работы над собой.

21 метод повышения личной эффективности

Измени мышление и ты изменишь свою жизнь. © Брайан Трейси

Успешный управленец, автор множества мотивационных книг, Брайан Трейси начинал свой жизненный путь с должности неквалифицированного рабочего, поскольку он родился и воспитывался в довольно бедной семье, и добиваться успеха ему пришлось, рассчитывая только на свои собственные силы и волю.

Методы повышения личной эффективности позволили ему уже в двадцать пять лет стать руководителем младшего звена. На этом Брайан Трейси не остановился, и продолжил работу над собой, защитив диплом, выучив несколько иностранных языков, создав множество и компаний и став консультантом, к услугам которого прибегало в общей сложности более тысячи самых разных организаций.

Поделившись в своей книге с читателем 21-м методом повышения личной эффективности, автор отмечает, что их следует применять в зависимости от обстоятельств, способностей человека, умело их сочетать, и никогда не останавливаться на достигнутом.

Методы повышения личной эффективности предполагают развитие привычки человека к успеху. Она создает положительный эмоциональный фон, и каждый, кто выполнил хотя бы самую маленькую цель, получает прилив жизненных сил, вдохновляющий к дальнейшим действиям.

Человек должен твердо выработать привычки

доводить до победного конца каждое начатое дело;
отрабатывать свои действия по достижению целей до совершенства;
упорно заниматься, не делая себе никаких поблажек.

Согласно методике Брайана Трейси, человек призван превращать список целей в план действий, определяя тем самым не только то, что ему хочется, но и то, как этого добиться. План можно составить в виде геометрических фигур-задач, между которыми наметить стрелками порядок очередности выполнения, следования и взаимодействия. Тогда человеку будет намного легче продумать, как согласовать между собой все поставленные задачи.

Методы повышения личной эффективности по Брайану Трейси, а их всего 21, приведены в следующем списке.

Ежедневное, еженедельное и ежемесячное планирование.
Определение первостепенных задач.
Нацеленность на результат.
Отсрочка выполнения малозначимых задач.
Разделение всего намеченного на категории: важно, нужно, желательно и не обязательно.
Анализ уже достигнутого, и его объективная оценка.
Разделение жизнедеятельности на сферы, и определение трех самых главных задач в каждой из них.
Тщательная подготовка направленной деятельности.
Постепенное прохождение всех намеченных этапов.
Занятия, направленные на самосовершенствование.
Использование своих персональных способностей.
Объективное определение собственных недостатков, и постоянна борьба с ними.
Выработка самодисциплины.
Организация внутренних сил.
Стимулирование своей деятельности.
Отказ от использования компьютера хотя бы на один день в неделю.
Разбивка сложной задачи на части.
Экономия времени.
Незамедлительность при выполнении полученных задач.
Работа над единственной задачей.

Упорный труд Брайана Трейси над собой привел его на вершину славы и успеха, и теперь он может утверждать, что его жизнь удалась. Стремление научить миллионы других людей, как добиваться намеченных целей, верить в свои силы и радоваться результатам своего развития побудило его написать множество книг, в которых автор поделился своим опытом и дал ряд практических советов. Слушая его лекции и выступления, человек понимает, что в своей жизни он может добиться гораздо больше, чем ему кажется, и приступает к реализации своих целей и замыслов.

Как составить свои методы повышения личной эффективности

Было бы очень наивно полагать, что применяя все советы известных людей на практике, человек повторит их жизненный путь, и добьется такого же успеха, что и они. Это – миф, который многие лелеют, в надежде стать знаменитыми и богатыми.

В выборе методов повышения личной эффективности нет, и не может быть общепринятых предпочтений. Одни люди – более способные, но менее усидчивые и собранные, другие – целеустремленные, но выбрали свои приоритеты, не учитывая всех обстоятельств. Бывает и так, что достижение определенной цели может оказаться несопоставимым с сопутствующими негативными явлениями и последствиями, и не принесет никакой пользы.

Для эффективного повышения собственной самооценки следует уверенно идти по намеченному пути, но не ставить при этом чересчур амбициозных целей. Маловероятно, что кто-либо добьется успеха Пеле в футболе, Майкла Джексона в музыкальном творчестве или Тома Круза в актерском мастерстве. Здесь речь идет о том, что в любом случае, продвигаясь к своей цели, человек будет становиться лучше, изменяя при этом окружающий его мир. Жизненная практика показывает, что человеку необходимо верить в свои силы, и только тогда он добьется успеха.

Однажды в США был такой случай, когда отчаявшийся от неудач бизнесмен случайно встретил сумасшедшего, который выдавал себя за миллионера, и принял от него чек на миллион долларов. Сначала он обезумел от счастья, но вернувшись в офис, решил все же оставить эти деньги на самый крайний случай. Он оптимизировал свою деятельность, наладил полезные связи, провел реорганизацию фирмы, и вскоре и сам стал миллионером. А фальшивый, как оказалось впоследствии, чек все это время хранился в сейфе, и так и не пригодился. Добиться успеха человеку помогла уверенность в ресурсах, и он одержал огромную победу над собой, продемонстрировав и силу воли, и целеустремленность.

Не обязательно все записывать, достаточно представить цель и стремиться к ней

Гибкость и сочетание взыскательности и снисходительности – вот ключевые моменты в работе над собой. Как не старайся, рыба по деревьям лазать не будет, а кошка – не поплывет. Нет нужды изнашивать себя бесполезными и неосуществимыми программами лишь потому, что хочется кого-то превзойти, причем любой ценой.

В повышении личной эффективности огромную роль играет осмысленный образ жизни. Даже если результаты не будут столь впечатляющими, как хотелось бы, положительная динамика все же появится, и принесет бесспорную пользу. Сравнение и подведение итогов предпринятых усилий будут стимулировать человека к движению вперед, ведь стоять на месте – это путь к постепенной деградации.

Человек, работающий над собой, повышающий свою эффективность, принося пользу себе, поневоле становится отличным примером для окружающих. Нередко те, кто решили и сами заняться своим ростом, достигали намного больших успехов, чем тот, с кого они взяли пример. Это – тоже положительный результат, ведь он ведет к тому, что жизнь других людей становится качественнее и содержательнее.

Подводя итоги статьи, можно отметить, что каждому человеку очень желательно ознакомиться с разработанными методиками повышения эффективности, тщательно проанализировать подходы и направления, и на их основании выработать свою концепцию, основанную на личных данных, убеждениях и стремлениях. В таком случае он будет идти по своему пути осознанно, а не просто необдуманно подражать тем, кто добился в жизни внушительных результатов, в том числе и благодаря уникальным способностям.

Понравилась статья, расскажи друзьям

Читайте также: